Hoy en día, el trabajo colaborativo es una tendencia de alta importancia para el desarrollo y materialización de ideas de negocio. En un mundo en el que la innovación es cada vez más difícil de alcanzar, la posibilidad de construir sinergias grupales en torno a objetivos específicos, se ha convertido en la manera ideal para dar con esos nuevos caminos que desembocan en el éxito y el progreso para las organizaciones.
Si bien el trabajo grupal siempre ha sido un factor decisorio para el éxito empresarial, en el pasado las limitaciones físicas y de comunicación suponían un impedimento significativo para que en los grupos de trabajo se diera una adecuada comunicación y transferencia del conocimiento individual. En la actualidad, en esta gran era de la información y gracias al apogeo tecnológico, hemos dado un salto con garrocha sin precedentes hacia la consecución de herramientas tecnológicas destinadas a fomentar el desarrollo y tecnificación de los equipos de trabajo.
El reto contemporáneo en lo que respecta al trabajo colaborativo consiste en hacer uso efectivo de esas nuevas herramientas digitales. Por eso, queremos dejar a tu disposición una serie de herramientas digitales que podrían beneficiar a tu equipo de trabajo y te ayudarán en esos momentos cruciales durante el diseño, desarrollo o ejecución de un proyecto.
La comunicación es quizás uno de los pilares más importantes del trabajo colaborativo y la conducción de proyectos. En el mercado de aplicaciones existen soluciones efectivas para aliviar el flujo de correos corporativos y contribuir a la adopción de una lógica organizacional de comunicación fundamentada en la eficiencia de los mensajes
En este aspecto, una de las herramientas más destacables en el mercado es Slack, una app orientada a la gestión centralizada de la información por canales administrables, en los cuales se puede compartir contenido multimedia y llevar un flujo comunicacional en tiempo real. Así mismo, Slack permite realizar alertas mediante mensajes dirigidos a todos los usuarios de un grupo o de un canal para así comunicarles situaciones urgentes y lograr notificar a los equipos sobre temas de alta importancia.
Estas características hacen de Slack una gran aplicación para uso corporativo, especialmente si tenemos en cuenta que puede conectarse a cientos de aplicaciones disponibles en el mercado, lo cual amplía aún más las posibilidades de uso de esta app en el día a día.
Llevar un control de las tareas, los tiempos y los procesos que trae consigo cada proyecto es fundamental, en especial si contamos con un equipo interdisciplinario que trabaja en múltiples proyectos de manera simultánea.
En el mercado de las aplicaciones multidispositivo para gestión de proyectos, existen varias opciones pensadas para llevar a cabo una administración eficiente, pero una de las más populares es Trello, esta es una plataforma ideada para crear ‘tableros’ sobre los cuales se puede llevar un control de cada una de las tareas, hitos y momentos que corresponden a un proyecto en específico.
TeamWork es otra alternativa que cuenta con una interfaz moderna, amigable y funcionalidades orientadas hacia la eficiencia del tiempo de trabajo. Esta plataforma tiene como principio la administración sencilla e intuitiva de los proyectos, así como de los tiempos dedicados al desarrollo de cada una de las tareas. Una de sus fortalezas consiste en permitir la medición de la efectividad de los equipos y la realización de un balance de las horas hombre invertidas en el desarrollo de cada proyecto, esto le otorga a las organizaciones la posibilidad de entender sus procesos internos y realizar un balance efectivo de los costos de producción.
Finalmente, en esta categoría también podríamos ubicar herramientas como Google Calendar y CoSchedule, soluciones que te permitirán administrar tu agenda y la de tus equipos, para así llevar un control claro de la disponibilidad de tiempos y las tareas o reuniones que se deben ejecutar en el día a día.
En la actualidad, contamos con varias alternativas para que los miembros de tu equipo de trabajo colaboren conjuntamente en el desarrollo de documentos, presentaciones, hojas de cálculo, piezas y otro tipo de productos. Estas aplicaciones ofrecen una capacidad de trabajo en tiempo real y por lo general almacenan los archivos en la nube.
En esta categoría de aplicaciones recomendamos Realtime Board, una aplicación que permite crear tableros, mapas conceptuales y presentaciones interactivas con una variedad de íconos y elementos interactivos. Su propósito general consiste en brindar la posibilidad para realizar una representación gráfica de una idea, proceso o elemento puntual entre varios miembros de equipos multidisciplinarios.
Por su parte, GSuite de Google es una alternativa altamente atractiva para cualquier organización que busque en la creación conjunta de documentos una posibilidad para potenciar la creatividad, la sinergia y el trabajo colaborativo de sus equipos. El amplio portafolio de Google, ofrece las soluciones básicas que todo empresa requiere para un trabajo en oficina más otras herramientas que también pueden utilizarse en el día a día empresarial.
Los antiguos tiempos en los que almacenábamos la información en medios magnéticos han terminado, hoy en día es imposible concebir un día a día sin la nube y las herramientas que nos permiten compartir documentos con otros usuarios de manera rápida y eficiente.
Google Drive junto a Dropbox son quizás los servicios más utilizados para el almacenamiento en la nube, cualquier persona con una cuenta en google tiene a su disposición 5 gb de espacio para guardar todo tipo de archivos, las cuentas empresariales poseen incluso mayor espacio y beneficios.
Así mismo, Dropbox ofrece de manera gratuita una alternativa con una gran capacidad de almacenamiento y acceso a la app multidispositivo para que puedas hacer uso del servicio en cualquier lugar. Su funcionalidad ‘drag and drop’ hizo famoso a este servicio por años y lo convirtió en uno de los referentes ideales del mercado.
Estos dos servicios no son los únicos que te ofrecen este tipo de soluciones, hay varias alternativas en el mercado como Mediafire o Mega que podrías explorar y tener en cuenta para tus necesidades y las de tu equipo de trabajo. Finalmente en este apartado, vale la pena hacerle una mención honorífica a ‘WeTransfer’, ya que este es quizás el único servicio competente para la transferencia de archivos de gran tamaño.
Sin duda, todas estas herramientas nos han abierto las posibilidades para que trabajemos de manera interconectada con amplios equipos de trabajo multidisciplinarios. Las soluciones digitales son muchas y están pensadas para fomentar la productividad individual y colectiva.
No esperes más y súmate a la tendencia del trabajo colaborativo apostándole a la construcción de sinergias interdisciplinarias. Sabemos que tu negocio y tus clientes te lo terminarán agradeciendo.
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